Perbedaan Antara Kebijakan dan Prosedur

Aturan dan regulasi organisasi bisnis dibingkai dalam bentuk kebijakan. Ini adalah prinsip-prinsip panduan organisasi.

Jangan bingung dengan prosedur, karena keduanya dibuat oleh manajemen tingkat atas untuk manajemen tingkat menengah dan bawah. Prosedur menyiratkan urutan langkah demi langkah, untuk kinerja aktivitas dalam organisasi.

Kebijakan adalah pernyataan umum yang menetapkan batas-batas di mana keputusan diambil oleh manajer dan dengan demikian menjamin kinerja yang konsisten. Sebaliknya, prosedur, menyarankan cara yang tepat untuk melakukan suatu aktivitas. Ini menunjukkan urutan penanganan berbagai aktivitas bisnis.

Dalam kutipan artikel ini, Anda akan menemukan semua perbedaan mendasar antara kebijakan dan prosedur.

Kebijakan juga dikenal sebagai pernyataan misi mini, yang dirumuskan oleh manajemen puncak, sebagai pedoman untuk mengambil keputusan yang cepat dan rasional mengenai kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.

Kebijakan mempengaruhi struktur internal dan kegiatan rutin entitas yang memerlukan pengambilan keputusan secara berkala. Mereka umumnya dalam bentuk pernyataan singkat. Saat menyusun kebijakan organisasi, beberapa poin harus dipertimbangkan:

1. Mereka harus didasarkan pada pengalaman, fakta, dan pengetahuan masa lalu.
2. Orang-orang yang akan terpengaruh oleh kebijakan ini harus berpartisipasi aktif pada saat membingkainya.
3. Mereka perlu dimodifikasi dengan modifikasi dalam operasi entitas.
4. Mereka harus serbaguna dan benar-benar dapat diterima oleh orang-orang.

Kebijakan merupakan bagian integral dari organisasi besar yang membantu kelancaran fungsinya. Mereka memberikan beberapa parameter umum di mana manajemen dapat mengambil keputusan yang konsisten dalam jangka waktu yang lama.

Jadwal kegiatan yang perlu dilakukan, satu demi satu, dalam jangka waktu tertentu, memiliki awal dan akhir yang tepat dikenal sebagai prosedur. Ide prosedur telah dikembangkan untuk menghindari tumpang tindih tindakan dan cara melakukan kegiatan yang serampangan.

Ini menghemat banyak waktu dan serangkaian tindakan yang tepat dibingkai, yang akan mengurangi kekacauan. Prosedur dibuat untuk keberhasilan penyelesaian suatu program. Mereka dibuat untuk mengarahkan pekerja tingkat bawah organisasi.

Di kantor-kantor pemerintah, prosedurnya dikenal sebagai “Tapism Merah” di mana Anda harus mengikuti langkah-langkah berurutan dalam melakukan aktivitas, seperti membuat SIM atau paspor atau KTP, dll. Prosedur dapat dibingkai dengan mempertimbangkan poin-poin berikut:

1. Berdasarkan pengalaman, pengetahuan dan fakta.
2. Mereka dibuat untuk tugas-tugas yang sulit.
3. Tujuan khusus harus ada di balik prosedur apa pun.
4. Prosedur harus memberikan hasil yang diperlukan di akhir.

Perbedaan antara kebijakan dan prosedur dalam manajemen dijelaskan secara jelas dalam poin-poin berikut:

1. Kebijakan adalah syarat dan ketentuan yang mengarahkan perusahaan dalam mengambil keputusan. Prosedur adalah langkah-langkah berurutan yang mengarahkan orang-orang untuk aktivitas apa pun.

2. Kebijakan bukanlah aturan yang keras dan cepat karena memungkinkan situasi yang luar biasa dan tidak konvensional. Sebaliknya, Prosedur bersifat ketat, yang perlu diikuti dalam rangkaian.

3. Kebijakan mencerminkan misi akhir organisasi. Berbeda dengan Prosedur, yang dibuat untuk menunjukkan penerapan praktis dari kebijakan.

4. Kebijakan dibuat untuk mendukung strategi sedangkan Prosedur sangat membantu dalam pelaksanaan program.

5. Kebijakan berorientasi pada keputusan, tetapi prosedur berorientasi pada tindakan.

6. Kebijakan harus benar-benar diterima oleh orang-orang yang dipengaruhi olehnya. Di sisi lain, harus ada proses metodis dalam prosedur.

1. Kebijakan rekrutmen
2. Kebijakan kredit
3. Kebijakan markup
4. Kebijakan pribadi
5. Kebijakan Pembayaran

Misalkan pesanan bahan harus ditempatkan maka prosedur berikut harus diikuti.

1. Langkah 1: Departemen Toko akan mengirimkan Permintaan Pembelian ke Departemen Pembelian.
2. Langkah 2: Departemen Pembelian akan menganalisis dan membandingkan Bill of Material.
3. Langkah 3: Sumber dan Iklan Materi.
4. Langkah 4: Menerima Penawaran dari berbagai pemasok.
5. Langkah 5: Evaluasi Penawaran mengenai harga, kualitas, kuantitas, dll.
6. Langkah 6: Penempatan pesanan.
7. Langkah 7: Menerima bahan dari pemasok.
8. Langkah 8: Pengecekan bahan.
9. Langkah 9: Persiapan Bahan Diterima Catatan.
10. Langkah 10: Melakukan pembayaran kepada pemasok.

Kebijakan dan Prosedur keduanya merupakan bagian dari struktur internal organisasi, sehingga ‘diarahkan ke dalam’. Mereka prihatin dengan manajemen tingkat menengah atau pengawasan.

Keduanya dibuat untuk waktu yang singkat sehingga dapat diubah secara berkala tanpa menimbulkan dampak yang merugikan bagi manajemen perusahaan. Mereka fokus pada peningkatan efisiensi perusahaan dari kegiatan operasional. Mereka tidak bertentangan satu sama lain, tetapi saling melengkapi. Makanya mereka berjalan beriringan.