Perbedaan Antara Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan

Dengan bantuan analisis pekerjaan, dua dokumen utama disiapkan yaitu, deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Deskripsi Pekerjaan berbeda dari spesifikasi pekerjaan, dalam arti bahwa yang pertama adalah pernyataan yang menjelaskan kebutuhan esensial dari suatu pekerjaan sedangkan yang terakhir adalah pernyataan yang menyatakan kualifikasi paling sedikit, yang dibutuhkan oleh pemegang pekerjaan untuk kinerja pekerjaan tertentu.

Ini adalah bagian integral dari Manajemen Sumber Daya Manusia karena diperlukan untuk setiap posisi organisasi, apakah itu manajer keuangan, manajer SDM, manajer produksi, manajer pemasaran atau pekerjaan eselon rendah lainnya.

Deskripsi pekerjaan mencantumkan judul pekerjaan, tugas, tugas, peran dan tanggung jawab, sehubungan dengan pekerjaan tertentu. Di sisi lain, spesifikasi pekerjaan berkaitan dengan daftar kualifikasi, keterampilan, dan kemampuan pemegang jabatan, yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara efisien.

Artikel ini menyajikan kepada Anda perbedaan signifikan antara deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam bentuk tabel.

Sebuah pernyataan sederhana, terorganisir dan singkat dalam bentuk tertulis, berisi daftar semua persyaratan penting dari pekerjaan, bersama dengan ringkasan tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh pemegang pekerjaan dikenal sebagai Deskripsi Pekerjaan (Job Description). Ini adalah keluaran langsung dan utama dari Analisis Pekerjaan. Singkatnya, ini adalah pernyataan yang menangkap semua fakta relevan yang terkait dengan pekerjaan tertentu.

Deskripsi pekerjaan menunjukkan gambaran yang jelas tentang sifat setiap pekerjaan sehubungan dengan tugas dan kebutuhan pekerjaan. Ini adalah catatan yang akurat dan resmi dari isi pekerjaan.

Ini menggabungkan otoritas utama, tugas, ruang lingkup pekerjaan, peran dan tujuan. Ini adalah ringkasan pekerjaan yang komprehensif bahwa semua detail yang diperlukan secara ekstensif dibatasi dengan cara yang ringkas. Ini mendefinisikan kondisi primer dan sekunder yang diperlukan untuk kinerja pekerjaan yang bersangkutan.

Sangat mudah dengan bantuan deskripsi pekerjaan untuk melegitimasi penghargaan dan hukuman jika pelamar tidak memenuhi persyaratan pekerjaan. Selain itu, juga mudah untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dari pemegang pekerjaan.

Pernyataan yang menyatakan kualifikasi minimum dan kualitas yang diperlukan, untuk kinerja pekerjaan tertentu dikenal sebagai Spesifikasi Pekerjaan. Ini juga disebut sebagai Spesifikasi Manusia atau Spesifikasi Orang atau Spesifikasi Karyawan.

Spesifikasi Pekerjaan disusun atas dasar Deskripsi Pekerjaan, yang menyatakan karakteristik yang harus dimiliki seorang karyawan, untuk memegang pekerjaan. Ini mengubah deskripsi pekerjaan dalam hal kualifikasi manusia terkait yang dituntut oleh pekerjaan itu. Hal ini dikembangkan dalam konsultasi dengan supervisor dan manajer sumber daya manusia.

Pembuatan spesifikasi pekerjaan bukanlah tugas yang mudah karena terkadang sulit untuk mengklasifikasikan apakah suatu persyaratan tertentu adalah wajib atau diinginkan. Namun, membantu untuk memastikan bahwa, atas dasar apa seseorang direkrut dan diperiksa. Beberapa spesifikasi umum adalah sebagai berikut:

1. Ciri-ciri fisik: Tinggi, berat, penglihatan, dll.
2. Fitur demografis: Usia, pengalaman, jenis kelamin, pendidikan, keterampilan, kemampuan, dll.
3. Fitur psikologis: Kemampuan mental, kewaspadaan, ketajaman, bakat, penalaran, dll.
4. Fitur pribadi: Sikap, perilaku, etiket, sopan santun dll.

Perbedaan antara deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dapat ditarik dengan jelas dengan alasan berikut:

1. Deskripsi Pekerjaan adalah pernyataan deskriptif yang menggambarkan peran, tanggung jawab, tugas, dan ruang lingkup pekerjaan tertentu. Spesifikasi Pekerjaan menyatakan kualifikasi minimum yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tertentu.

2. Deskripsi Pekerjaan adalah hasil dari Analisis Pekerjaan sedangkan Spesifikasi Pekerjaan adalah hasil dari Deskripsi Pekerjaan.

3. Deskripsi Pekerjaan menggambarkan pekerjaan, tetapi Spesifikasi Pekerjaan menggambarkan pemegang pekerjaan.

4. Deskripsi pekerjaan adalah ringkasan dari apa yang akan dilakukan seorang karyawan setelah dipilih. Sebaliknya, Spesifikasi Pekerjaan adalah pernyataan yang menunjukkan apa yang harus dimiliki seseorang untuk dipilih.

5. Deskripsi Pekerjaan berisi peruntukan, tempat kerja, ruang lingkup, jam kerja, tanggung jawab, otoritas pelaporan, kisaran gaji, dll. Di sisi lain, Spesifikasi Pekerjaan berisi kualifikasi pendidikan, pengalaman, keterampilan, pengetahuan, usia, kemampuan, faktor orientasi kerja, dll. .

Rekrutmen adalah tugas yang sangat sulit, karena melibatkan rantai aktivitas. Langkah pertama adalah analisis jabatan, yang dilakukan dengan menggunakan berbagai metode seperti survei, kuesioner, wawancara, dll.

Setelah itu, dibuat pernyataan apa permintaan pekerjaan tertentu dan pernyataan itu dikenal sebagai Deskripsi Pekerjaan dan pernyataan ini adalah cermin Analisis Pekerjaan.

Dengan bantuan Deskripsi Pekerjaan, Spesifikasi Pekerjaan dibuat, yang menentukan persyaratan manusia yang tepat dari Pekerjaan, di mana iklan dapat ditempatkan untuk perekrutan tersebut dan berdasarkan Spesifikasi Pekerjaan, pemilihan kandidat dimungkinkan.