Sekarang, kita tahu bahwa layanan kolaborasi video akan tetap ada dan aplikasi seperti Microsoft Teams telah menjadi yang terdepan dalam menawarkan solusi konferensi jarak jauh dengan beberapa pengguna yang bergantung padanya setiap hari.
Meskipun panggilan video adalah aspek utama dari setiap layanan konferensi, ada banyak hal lain yang berkontribusi untuk membuat pekerjaan Anda lebih nyaman dan mudah.
Salah satu fitur tersebut adalah kemampuan untuk membuat catatan selama rapat dan mengaksesnya dengan cepat kapan saja di masa mendatang. Dalam posting ini, kami akan membantu Anda memahami bagaimana Catatan Rapat di Microsoft Teams bermanfaat dan bagaimana Anda dapat mulai menggunakannya.
Mengapa Membuat Catatan Rapat di Microsoft Teams?
Meskipun Anda mungkin menggunakan aplikasi Notepad atau Catatan tempel komputer Anda untuk membahas proses rapat, Anda mungkin merasa sulit untuk beralih di antara kedua aplikasi tersebut saat rapat sedang berlangsung atau untuk mencari satu catatan tertentu yang menunjuk langsung ke diskusi yang berlangsung. tempat dalam pertemuan.
Di sinilah opsi Catatan rapat muncul. Microsoft Teams memiliki opsi Catatan rapat asli yang memungkinkan Anda membuat catatan untuk rapat tertentu saat sedang berlangsung. Anda dapat menangkap apa yang terjadi dalam rapat atau membagikan pemikiran atau pendapat Anda sendiri tentang diskusi tertentu di dalam catatan Rapat yang dibuat.
Catatan rapat yang Anda buat akan terlihat dan dapat diakses oleh anggota rapat lainnya, sehingga memudahkan untuk menganalisis dan membandingkan pendapat yang berbeda pada setiap diskusi tertentu. Catatan ini dapat dibagikan dengan mudah melalui tautan yang dapat digunakan siapa saja dalam rapat untuk mendapatkan akses cepat ke catatan rapat tanpa mencarinya secara manual.
Siapa yang dapat Menggunakan Catatan Rapat di Microsoft Teams?
Meskipun merekam Catatan Rapat di Microsoft Teams itu mudah, kemampuan untuk mengaksesnya bergantung pada beberapa faktor:
- Peserta rapat dapat memulai atau mengakses catatan rapat hanya jika mereka berada di organisasi yang sama dengan penyelenggara atau penyelenggara rapat.
- Catatan rapat hanya dapat diakses di dalam rapat yang pesertanya hanya maksimal 100 orang. Meskipun ukuran standar rapat Teams adalah 350 peserta, Anda harus membatasi diskusi hanya 100 jika Anda ingin menggunakan catatan Rapat untuk sesi tertentu.
- Peserta yang memasuki rapat sebelum catatan rapat dibuat akan memiliki akses ke catatan tersebut secara langsung. Mereka yang memasuki rapat setelah catatan rapat dibuat harus meminta akses ke catatan tersebut. Saat mereka melakukannya, penyelenggara rapat akan menerima email yang meminta mereka untuk menyetujui akses ke catatan untuk orang yang memintanya.
Cara Membuat Catatan Rapat di Microsoft Teams
Kemampuan untuk membuat catatan rapat akan tersedia sebelum, selama, dan setelah rapat di Microsoft Teams. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mulai membuat catatan rapat di kedua skenario.
Sebelum/Sesudah rapat
Catatan: Anda dapat membuat catatan rapat sebelum rapat saat rapat dibuat secara pribadi dan tidak di dalam saluran tim. Catatan yang ingin Anda buat setelah rapat di mana catatan belum dibuat dapat dilakukan di dalam utas Obrolan pribadi Anda juga dan tidak di dalam saluran.
Untuk membuat catatan rapat sebelum atau sesudah rapat, buka klien desktop Microsoft Teams dan klik tab Obrolan dari bilah sisi kiri dan pilih salah satu rapat yang ingin Anda buat catatannya.
Saat percakapan dimuat di panel sebelah kanan, klik tab ‘Meeting Notes‘ di bagian atas.
Catatan: Tab ‘Meeting Notes‘ di bagian atas tidak akan muncul di dalam saluran tempat Anda belum pernah membuat catatan rapat sebelumnya. Namun, Anda dapat menambahkan lebih banyak bagian ke catatan yang telah Anda buat.
Di dalam Catatan Rapat, pilih opsi ‘Take notes‘.
Sekarang, Anda dapat membuat catatan dengan menambahkan judul dan pemikiran serta diskusi Anda di bagian yang muncul.
Anda dapat menambahkan lebih banyak catatan di sini dengan mengeklik ikon ‘+’ di bawah bagian.
Selama Sesi Pertemuan
Untuk membuat catatan rapat di dalam rapat, Anda harus terlebih dahulu memasuki rapat di Microsoft Teams. Saat Anda berada di dalam layar rapat, klik ikon 3 titik di bagian atas tempat Anda mengakses kontrol rapat lainnya.
Saat menu tarik-turun muncul di layar, pilih opsi ‘Meeting notes‘.
Ini akan membuka bilah samping Catatan Rapat di sisi kanan. Di sini, klik tombol ‘Take notes‘ di bawah.
Sekarang Anda akan dibawa kembali ke jendela Microsoft Teams dengan saluran Anda saat ini terbuka. Di dalam jendela ini, Anda akan melihat tab ‘Meeting Notes‘ baru di bagian atas, jika belum dibuat sebelumnya.
Di sini, Anda dapat meliput proses rapat Anda dengan memberinya judul dan kemudian menyebutkan tujuan, catatan, dan item yang dapat ditindaklanjuti di bawah judul.
Anda dapat membuat catatan sebanyak mungkin dengan menambahkan bagian baru dengan info lebih lanjut dengan mengklik opsi ‘Add a new section here‘.
Semua catatan Anda sekarang akan terlihat dan dapat diakses oleh orang lain yang hadir dalam rapat.
Cara Mengakses Catatan Anda Setelah Rapat
Peserta yang memiliki akses ke catatan rapat dapat melihat semua catatan yang dibuat oleh orang lain dalam rapat. Ada tiga cara Anda dapat mengakses catatan rapat Anda di Microsoft Teams – di dalam saluran Teams Anda, di dalam kalender Teams, atau di dalam tab Wiki saluran di bagian atas.
Melihat Catatan di dalam Saluran Teams
Cara termudah untuk mengakses catatan Anda adalah di dalam saluran Tim Anda karena catatan tersebut akan terlihat di samping sesi rapat di dalam saluran. Untuk melihat catatan rapat Anda, klik tab tim dari kiri, pilih tim Anda, lalu pilih saluran tempat catatan dibuat.
Di dalam saluran ini, gulir ke atas atau bawah ke rapat tempat catatan dibuat. Saat Anda menemukan rapat tertentu, klik ikon klip kertas di sudut kanan atas di dalam kotak rapat.
Teams sekarang akan memperluas rapat dan Anda dapat melihat Catatan yang Anda buat dalam rapat tertentu di bawah teks ‘Created notes for this meeting‘ di bawah stempel waktu ‘Meeting started‘ di dalam utas saluran. Untuk melihat catatan ini, klik opsi ‘Show notes in fullscreen‘ di dalam kotak rapat yang diperluas.
Anda sekarang seharusnya dapat melihat catatan muncul langsung di dalam tab ‘Meeting notes‘.
Melihat Catatan di dalam Bilah Tab Saluran Tim
Cara lain Anda dapat mengakses catatan rapat yang dibuat di dalam rapat saluran adalah di dalam bilah tab Saluran di bagian atas. Untuk sampai di sini, klik pada tab Teams di sebelah kiri lalu pilih Team > Channel tempat catatan Anda dibuat dari sidebar Teams di sebelah kiri.
Saat utas saluran Tim dimuat, Anda dapat mengklik tab ‘Meeting notes‘ di bagian atas.
Ini akan membuka tab Catatan rapat dan Anda sekarang seharusnya dapat melihat semua catatan yang dibuat di bawah saluran khusus ini.
Melihat Catatan di dalam Obrolan Pribadi
Jika Anda mengadakan rapat pribadi dengan seseorang di Microsoft Teams, Anda dapat mengakses catatan yang dibuat selama rapat ini di dalam utas Obrolan Anda di Microsoft Teams. Untuk mengakses catatan rapat pribadi ini, klik tab ‘Chat‘ di sebelah kiri dan buka acara rapat yang dibuat oleh Anda atau orang lain dalam rapat dari bilah samping Obrolan di sebelah kiri.
Saat acara rapat terbuka, Anda dapat melihat catatan yang dibuat selama sesi dengan mengeklik tab ‘Meeting notes’ di bagian atas. Anda sekarang akan melihat semua catatan yang dibuat di bawah acara rapat yang dipilih ini di layar saat ini.
Itu saja yang perlu diketahui tentang catatan rapat di Microsoft Teams.
