Cara Merekam Rapat di Microsoft Teams

Selama satu setengah tahun terakhir ini, konferensi jarak jauh telah berubah dari konsep untuk masa depan menjadi kenyataan.

Lembaga pendidikan dan bisnis telah mengandalkan aplikasi konferensi video seperti Microsoft Teams, Zoom, dan Google Meet untuk tetap bertahan selama pandemi, dan bahkan dengan keadaan kembali normal, ada organisasi yang masih mencari cara untuk mengintegrasikan kerja jarak jauh sebanyak mungkin. mungkin.

Jika Anda ingin membuat rapat Anda lebih produktif, Microsoft Teams hadir dengan kemampuan untuk merekam rapat Anda. Ini berguna dalam situasi ketika Anda ingin membahas apa yang dibahas dalam rapat atau untuk membantu mereka yang tidak dapat menghadiri rapat dan mempercepat topik yang dibahas.

Dalam postingan ini, kami akan membantu Anda memahami cara kerja perekaman rapat di Teams dan bagaimana Anda dapat mulai menggunakannya untuk rapat Anda.

Anda dapat menggunakan rekaman rapat di Microsoft Teams jika Anda memenuhi persyaratan berikut:

• Anda adalah penyelenggara rapat atau anggota organisasi yang sama dengan penyelenggara rapat. Peserta eksternal dari organisasi lain tidak dapat merekam rapat di Teams.
• Anda memiliki salah satu dari lisensi berikut – Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium, atau Business Essentials. Pengguna gratis TIDAK BISA merekam rapat di Teams.
• Opsi untuk merekam rapat diaktifkan oleh admin TI Anda.

Saat Anda memenuhi kriteria yang disebutkan di atas, Anda dapat memulai atau menghentikan rekaman di dalam Microsoft Teams.

Saat Anda mulai merekam rapat di Microsoft Teams, semua orang dalam rapat akan menerima pemberitahuan yang menyatakan bahwa reaksi mereka direkam dan ditranskripsi. Peserta akan dapat melihat pemberitahuan ini di perangkat apa pun yang mereka gunakan untuk Teams termasuk klien desktop Microsoft Teams, aplikasi Microsoft Teams di Android dan iOS, dan aplikasi web Microsoft Teams. Bahkan peserta yang bergabung dalam rapat dengan panggilan masuk dapat mendengar pemberitahuan saat rapat sedang direkam.

Penting bagi Anda untuk meminta persetujuan semua orang yang terlibat dalam rapat sebelum Anda mulai merekam dan menyalin percakapan mereka. Beberapa tempat menuntut Anda untuk meminta izin semua orang secara legal sebelum rapat direkam.

Sebelum Anda mulai merekam rapat yang Anda ikuti, penting bagi Anda untuk mengetahui hal-hal berikut:

• Semua rapat yang Anda rekam akan dikirim ke OneDrive dan SharePoint organisasi Anda sehingga Anda dapat membagikannya dengan aman di seluruh organisasi Anda.
• Penyelenggara atau peserta tidak dapat membuat beberapa rekaman dari rapat yang sama. Ini berarti, tidak ada dua orang dari rapat yang sama yang dapat merekam rapat. Saat perekaman berakhir, file yang direkam akan dikirim ke cloud dan akan tersedia untuk semua peserta rapat.
• Saat Anda mulai merekam rapat, transkripsi langsung juga diaktifkan secara otomatis jika admin TI organisasi Anda mengizinkannya. Transkripsi dapat dilihat selama sesi pertemuan dan setelahnya juga.
• Jika Anda adalah anggota saluran tempat rapat direkam, itu akan terlihat di dalam obrolan rapat atau percakapan saluran selamanya.
• Secara default, semua peserta rapat akan memiliki akses langsung ke rekaman.
• Peserta dan tamu eksternal tidak akan dapat mengakses rekaman rapat kecuali jika dibagikan dengan mereka.
• Saat perekaman dimulai, perekaman akan berhenti jika orang yang memulai perekaman telah mengakhiri sesi perekaman atau jika semua orang yang terlibat dalam rapat telah meninggalkannya.
• Rekaman rapat akan berlanjut meskipun orang yang memulainya telah meninggalkan rapat.
• Rekaman dapat bertahan hingga 4 jam maksimal. Artinya, jika Anda mengadakan rapat berdurasi panjang, Anda harus menyelesaikan diskusi dalam waktu 4 jam atau membuat rekaman baru lagi.
• Saat perekaman dimulai dan seseorang lupa meninggalkan rapat, perekaman akan dihentikan setelah 4 jam.
• Jika rapat menjadi tuan rumah peserta yang memiliki kebijakan khusus untuk pencatatan kepatuhan, kebijakan rekaman akan disesuaikan dengan kebijakan orang tersebut, meskipun mereka berasal dari organisasi yang berbeda.

Setelah Anda memastikan bahwa Anda memenuhi persyaratan di atas, Anda dapat dengan mudah mulai merekam rapat di Microsoft Teams. Untuk melakukan ini, masukkan rapat tempat Anda menjadi bagiannya dan klik tombol 3 titik di bagian atas bersama dengan kontrol rapat lainnya.

Ini akan memulai sesi perekaman untuk rapat Anda dan semua orang dalam rapat akan diberi tahu tentang hal itu.

Saat rekaman rapat telah dimulai, Anda dapat mengakhirinya kapan saja selama rapat dengan mengeklik ikon 3 titik di bagian atas layar rapat, lalu memilih opsi ‘Hentikan perekaman’ dari menu tarik-turun.

Setelah rekaman berhenti, rekaman akan diproses dan dikirim ke OneDrive dan SharePoint organisasi Anda untuk dilihat oleh Anda dan semua orang di organisasi Anda. Saat rekaman tersedia untuk dilihat, orang yang memulai rekaman akan menerima pemberitahuan melalui email mengenai rekaman tersebut dan rekaman tersebut juga akan terlihat di dalam obrolan rapat atau percakapan saluran tempat rekaman tersebut direkam.

Tidak semua yang dilakukan Microsoft Teams semudah Zoom atau Google Meet. Teams menggunakan dua layanan berbeda untuk menyimpan dan mengatur rekaman Anda – SharePoint untuk rekaman yang dimulai di dalam Saluran dan OneDrive untuk rekaman yang dilakukan di dalam obrolan pribadi.

Jika Anda bertanya-tanya di mana Anda bisa melihat dan membagikan rekaman yang Anda mulai di dalam rapat di Teams, Anda bisa melihat postingan di tautan di bawah ini.

Di mana Lokasi Perekaman dan Pengunduhan File Microsoft Teams?