Pertemuan virtual dan konferensi video telah menjadi norma sekarang untuk tempat kerja, institusi, dan bahkan pertemuan sosial.
Dan aplikasi seperti Microsoft Teams sangat membantu. Solusi konferensi jarak jauh raksasa Redmond telah mengumpulkan jumlah pengguna yang melonjak sejak pandemi pertama kali pecah dan dengan beberapa pengguna bergantung padanya setiap hari, layanan ini telah meningkatkan fitur produktivitasnya selama beberapa bulan terakhir.
Salah satu fitur yang ditambahkan ke layanan baru-baru ini adalah ruang Breakout, opsi yang memungkinkan penyelenggara rapat membuat beberapa subgrup dari rapat utama sehingga peserta dapat berinteraksi dengan orang lain yang memiliki minat atau keahlian yang sama.
Dalam postingan ini, kami akan menjelaskan tentang fitur ini, apa yang mungkin Anda perlukan untuk membuatnya berfungsi, cara membuat dan menggunakannya di dalam Microsoft Teams.
Apa itu Breakout Rooms di Microsoft Teams?
Saat Anda berada dalam rapat besar, Anda akan kesulitan mengumpulkan perhatian dan melakukan diskusi yang terbuka dan bermakna dengan orang lain. Tujuan dasar dari Breakout Room adalah untuk membagi grup pertemuan utama (besar) menjadi beberapa subgrup sehingga semua anggota dari organisasi dengan bidang keahlian yang sama dapat bekerja sama.
Sementara tuan rumah pertemuan akan memiliki opsi untuk berinteraksi dengan dan mengontrol jalannya semua subkelompok, anggota dari satu subkelompok hanya dapat berdiskusi dengan anggota lain dalam grup. Ruang Kerja Kelompok dapat membantu organisasi dengan banyak departemen, memungkinkan tuan rumah untuk mendelegasikan pekerjaan dengan mudah dan memeriksa diskusi subkelompok kapan saja.
Apa yang Dibutuhkan untuk Menjadi Host Breakout Rooms?
Sebelum Anda membuat ruang Breakout, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah menyelesaikan hal-hal berikut:
- Anda harus menjadi tuan rumah rapat organisasi agar dapat membuat Breakout Rooms untuk semua orang.
- Tuan rumah rapat menggunakan komputer Windows atau Mac. Ini penting karena ruang kerja kelompok hanya dapat dibuat jika penyelenggara menggunakan PC yang menjalankan macOS 10.14 Mojave atau lebih tinggi atau Windows 8.1 atau lebih baru. Namun, peserta dapat bergabung dengan ruang kerja kelompok dari perangkat apa pun termasuk ponsel iOS dan Android.
- Anda menjalankan versi terbaru klien Microsoft Teams Desktop di komputer Anda.
Cara Membuat Breakout Rooms di Microsoft Teams (Hanya Penyelenggara)
Setelah Anda memastikan persyaratan yang disebutkan di atas, Anda dapat melanjutkan dan membuat ruang Breakout untuk rapat Anda di dalam Microsoft Teams. Untuk menyelenggarakan Ruang Kerja Kelompok, buat rapat untuk organisasi Anda di Teams, lalu klik tombol Breakout Rooms di bagian atas tempat Anda mengakses kontrol rapat lainnya.
Anda sekarang akan melihat kotak ‘Create breakout rooms‘ muncul di layar. Di sini, pilih jumlah kamar yang ingin Anda buat untuk berbagai departemen di grup utama Anda dengan mengeklik menu tarik-turun di samping opsi ‘Rooms‘. Teams memungkinkan Anda membuat hingga 50 breakout rooms (ruang kerja kelompok) dalam rapat.
Setelah Anda memilih jumlah kamar yang ingin Anda buat, Anda dapat memilih salah satu opsi berikut untuk menetapkan orang ke kamar mereka:
Secara otomatis: Saat Anda memilih opsi ini, Teams akan menetapkan peserta ke ruangan mereka untuk Anda. Jika Anda memilih opsi ini, Anda dapat mengklik tombol ‘Create rooms‘ di kanan bawah untuk menyelesaikan prosesnya.
Secara Manual: Opsi ini memungkinkan Anda menetapkan siapa yang ingin Anda tambahkan ke setiap ruang kerja kelompok Anda. Ketika Anda memilih opsi ini, Anda dapat mengklik tombol ‘Create rooms‘.
Pada layar berikutnya, Anda akan melihat semua ruangan yang Anda buat, di dalam sidebar ‘Breakout rooms‘ di sisi kanan layar rapat. Di sini, Anda dapat menambahkan peserta ke ruangan Anda dengan memilih bagian ‘Assign participants‘.
Sekarang, klik pada kotak centang yang berdekatan dengan nama orang yang ingin Anda tambahkan dan kemudian pilih ‘Assign‘ di dalam bilah sisi.
Selanjutnya, pilih ruangan tempat Anda ingin menambahkan peserta ini.
Orang-orang yang dipilih sekarang akan ditugaskan ke satu ruangan. Anda dapat mengulangi ini untuk menambahkan peserta lain ke ruangan lain dan seterusnya.
Cara Menggunakan Breakout Rooms Sebagai Penyelenggara
Setelah Anda membuat ruang kerja kelompok di dalam Microsoft Teams, Anda dapat mulai menggunakannya dan mengelola semua kontrolnya yang berbeda sebagai penyelenggara.
Mulai Ruangan Dalam Rapat
Saat Anda membuat ruangan di dalam rapat, hal pertama yang perlu Anda lakukan setelah membuat ruangan adalah membukanya sehingga semua orang yang telah Anda tetapkan dipindahkan ke ruangannya masing-masing. Microsoft Teams memungkinkan Anda membuka semua ruangan yang telah Anda buat sekaligus. Untuk ini, masukkan rapat yang Anda selenggarakan dan klik tombol Breakout rooms di bagian atas.
Saat sidebar ruang Breakout muncul di sebelah kanan, klik tombol ‘Start‘ di bagian atas.
Jika Anda hanya ingin membuka satu ruangan tertentu dan menambahkan peserta yang ditetapkan ke satu ruangan itu, Anda dapat melakukannya dengan mengklik ikon 3 titik yang berdekatan dengan ruangan yang dipilih, lalu pilih opsi ‘Open room‘ dari menu tarik-turun.
Untuk memastikan peserta yang Anda tetapkan dipindahkan ke ruang masing-masing secara otomatis, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah mengaktifkan fitur ‘Automatically move participants to rooms’ di dalam Breakout rooms. Untuk ini, klik ikon 3 titik yang berdekatan dengan judul ‘Breakout rooms‘ di bagian atas dan pilih opsi ‘Room settings‘ dari menu tarik-turun.
Saat pengaturan ruangan terbuka, centang kotak yang bertuliskan ‘Automatically move participants to rooms‘.
Ini akan menambahkan semua peserta yang ditugaskan ke ruang terbuka ke dalam kamar mereka saat dimulai.
Menambahkan Seseorang ke Breakout Rooms
Jika Anda lupa menambahkan seseorang ke breakout room, Anda dapat menetapkan mereka untuk dipindahkan ke dalam ruang dengan terlebih dahulu memilih bagian ‘Assign participants‘ di dalam bilah samping breakout room.
Saat Anda melihat daftar peserta yang belum ditambahkan ke grup mana pun, Anda dapat menambahkannya ke grup dengan mencentang kotak di sebelah nama mereka, lalu mengklik tombol ‘Assign‘.
Saat Anda menetapkan seseorang ke ruang dalam rapat, mereka akan ditugaskan kembali ke ruang yang sama setiap kali Anda membuka breakout room ini.
Meminta Seseorang untuk Bergabung dengan Breakout Room
Jika penyelenggara rapat telah menonaktifkan opsi ‘Automatically move people into opened rooms‘ untuk rapat atau jika salah satu peserta telah beralih kembali ke rapat utama alih-alih breakout room, Anda sebagai penyelenggara rapat akan meminta mereka untuk bergabung ke ruang. Untuk melakukannya, klik tombol breakout room di bagian atas layar rapat.
Selanjutnya, klik ruangan tempat Anda ingin menambahkan peserta.
Sekarang, arahkan kursor ke peserta yang ingin Anda ajak bergabung. Ketika Anda telah menemukan orang yang ingin Anda gabungkan ke ruang Anda, klik ikon 3 titik di sebelah nama mereka dan pilih opsi ‘Ask to Join‘.
Saat Anda mengirim undangan ‘Ask to Join‘ kepada seorang peserta, mereka akan melihat permintaan di layar mereka yang dapat mereka Terima untuk bergabung dengan Breakout Room yang telah ditetapkan.
Membuat Pengumuman di Semua Ruangan
Penyelenggara rapat memiliki opsi untuk menyiarkan pesan ke semua ruang kerja kelompok seperti saat mereka harus mengingatkan peserta tentang tenggat waktu atau saat mereka ingin peserta mengetahui kapan ruang kerja kelompok mereka tidak ada lagi. Pengumuman hanya dapat dilakukan di dalam ruangan jika setidaknya salah satunya terbuka dan aktif selama rapat. Opsi ini tidak akan tersedia jika ruangan yang Anda buat ditutup.
Untuk mengumumkan di dalam ruangan, klik ikon 3 titik yang berdekatan dengan judul ‘Ruang Breakout’ di bagian atas dan pilih opsi ‘Make an announcement‘ dari menu tarik-turun.
Di kotak kecil yang muncul, masukkan pesan yang ingin Anda sebarkan ke semua ruangan di kotak teks dan kemudian klik tombol ‘Send‘ di bawahnya.
Saat Anda membuat pengumuman di dalam breaking rooms Anda, semua kamar sekarang akan menampilkan pesan Anda di dalam bagian obrolan Rapat mereka.
Menetapkan Batas Waktu Untuk Sebuah Ruangan
Penyelenggara rapat dapat menunjuk peserta untuk hadir selama jangka waktu tertentu di dalam ruangan sehingga mereka dialihkan kembali ke rapat utama setelah jangka waktu tertentu. Untuk melakukannya, buka sidebar Breakout rooms dengan mengeklik tombol Breakout rooms di bagian atas layar rapat.
Di bilah sisi yang muncul, klik ikon 3 titik di bagian atas dan pilih opsi ‘Room settings‘.
Saat layar Pengaturan muncul di dalam bilah sisi, centang sakelar ‘Set a time limit‘.
Sekarang, pilih durasi yang Anda inginkan untuk room aktif Anda.
Ketika Anda melakukan itu, semua peserta dalam sebuah ruangan akan dipindahkan kembali ke rapat utama ketika ruangan tersebut melebihi durasi yang ditentukan.
Mengizinkan Orang Beralih Antara Ruangan dan Rapat
Saat Anda menugaskan orang ke Breakout rooms, Anda harus mengizinkan peserta Anda untuk bergerak di dalam dan di sekitar ruang yang dialokasikan dengan mudah tanpa khawatir kehilangan akses ke obrolan dan file di ruang mereka.
Jika peserta secara tidak sengaja keluar dari ruangannya, mereka akan langsung kehilangan akses ke konten yang tersedia di ruangan tersebut dan hanya dapat membaca konten yang dibagikan pada saat mereka berada di ruangan tersebut.
Jika Anda adalah penyelenggara rapat, akan sangat membantu bagi peserta Anda jika Anda mengizinkan mereka untuk dengan bebas beralih antara ruangan dan layar rapat utama. Untuk melakukannya, buka sidebar Breakout rooms di layar Anda dengan mengeklik tombol Breakout rooms di bagian atas.
Saat bilah sisi muncul, klik ikon 3 titik di bagian atas dan pilih opsi ‘Room settings‘.
Pada layar berikutnya, centang kotak ‘Participants can return to the main meeting’.
Mengganti Nama Ruangan
Teams memungkinkan Anda menetapkan nama untuk setiap ruangan sehingga Anda dapat membedakannya dan mengantisipasi topik apa yang sedang dibahas. Untuk mengganti nama ruangan di dalam rapat, arahkan kursor ke sana, klik ikon 3 titik, lalu pilih opsi ‘Rename room‘.
Sekarang, masukkan nama yang diinginkan untuk ruangan ini dan kemudian klik ‘Rename room‘ untuk menyimpan perubahan.
Menambahkan Lebih Banyak Ruangan ke Rapat
Jika Anda salah membuat jumlah kamar yang lebih sedikit, Anda selalu dapat menambahkan lebih banyak setelah Anda membuatnya. Untuk melakukannya, buka sidebar ruang Breakout dengan mengklik tombol Ruang Breakout di bagian atas.
Di dalam bilah sisi ini, klik opsi ‘Add room‘ di bagian atas.
Ruang baru akan memiliki nama default yang dapat diganti namanya nanti kapan saja.
Menutup Room
Setelah peserta rapat Anda selesai mendiskusikan topik yang relevan di dalam ruangan, Anda dapat menutupnya sehingga semua diskusi di masa mendatang berlangsung di dalam rapat utama. Untuk menutup semua ruang yang dibuat di dalam rapat, klik tombol Breakout rooms, lalu pilih tombol ‘Close‘ di bagian atas bilah samping di sebelah kanan.
Jika Anda hanya ingin menutup satu ruangan, arahkan kursor ke ruangan yang ingin Anda tutup, klik tombol 3 titik di sebelah nama ruangan, dan pilih opsi ‘Close room‘ dari menu tarik-turun.
Menghapus Breakout Rooms
Jika Anda tidak ingin lagi menggunakan ruang di dalam rapat, bahkan untuk periode mendatang, Anda dapat menghapusnya dengan terlebih dahulu membuka bar samping Breakout rooms dengan mengeklik tombol Breakout rooms di bagian atas.
Di dalam bilah sisi ini, arahkan kursor ke ruangan yang ingin Anda hapus, klik ikon 3 titik, lalu pilih opsi ‘Delete room‘.
Pada prompt yang muncul berikutnya, pilih tombol ‘Delete room‘ lagi untuk mengonfirmasi pilihan Anda.
Jika Anda ingin menghapus semua ruang yang Anda buat dalam rapat, Anda dapat melakukannya dengan mengeklik ikon 3 titik di bagian atas bilah samping Breakout room, lalu memilih opsi ‘Remove rooms‘ dari menu tarik-turun.
Ketika Anda melakukannya, Anda akan diminta untuk memverifikasi apakah Anda benar-benar ingin menghapus semua ruangan yang ada. Di sini, klik tombol ‘Remove‘ untuk menyelesaikan proses.
Cara Menggunakan Breakout Rooms Sebagai Peserta
Meskipun Breakout rooms memberikan akses kepada semua peserta untuk menjadi presenter grup, sebagian besar kontrol grup ini masih berpusat pada penyelenggara. Namun, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan sebagai peserta di dalam Breakout rooms.
Masuk atau Keluar Ruangan Secara Otomatis
Dalam kebanyakan kasus, penyelenggara akan mengaktifkan opsi ‘Automatically move people into opened rooms‘ untuk semua peserta rapat. Dalam kasus seperti itu, peserta tidak dapat melakukan apa pun ketika ruangan dibuka atau ditutup.
Saat penyelenggara ruang tersebut membuka ruang yang telah Anda alokasikan, Anda akan melihat pemberitahuan di bagian atas jendela Teams yang mengatakan “your breakout room session has started“. Ketika pesan ini muncul, Anda akan secara otomatis dipindahkan ke kamar yang Anda tetapkan dalam waktu 10 detik.
Demikian pula, peserta juga akan diberitahu ketika penyelenggara rapat telah menutup ruangan. Saat Anda menerima pemberitahuan seperti itu, Anda akan dipindahkan kembali ke jendela rapat utama di dalam Microsoft Teams dalam 10 detik berikutnya.
Bergabung Dengan Kamar Tempat Anda Diundang
Jika penyelenggara rapat Anda belum mengaktifkan opsi ‘Automatically move people into opened rooms‘, Anda tidak akan dipindahkan ke ruang yang ditetapkan saat penyelenggara membukanya. Sebagai gantinya, Anda akan menerima permintaan ‘Join breakout room‘ di mana Anda dapat mengeklik opsi ‘Join room‘ untuk memasuki ruang tempat Anda diundang.
Jika Anda menutup permintaan ini atau mengeklik opsi ‘Later‘, Anda harus menunggu hingga penyelenggara mengirimi Anda undangan lagi sehingga Anda dapat memasuki ruang kerja kelompok tempat Anda ditugaskan.
Beralih Kembali ke Layar Rapat Utama
Secara default, jika Anda adalah peserta rapat, Anda akan dipindahkan masuk dan keluar dari breakout room secara otomatis saat penyelenggara membuka atau menutupnya di perangkat mereka. Namun, jika penyelenggara rapat Anda telah mengaktifkan kotak ‘Let people go back to the main meeting‘, Anda akan dapat keluar masuk ruang yang ditetapkan kapan saja tanpa perlu meminta penyelenggara lagi dan lagi.
Jika penyelenggara Anda telah mengaktifkan opsi seperti itu, Anda dapat beralih kembali ke jendela rapat utama dari ruangan yang Anda tetapkan dengan mengeklik opsi ‘Return‘ di bagian atas.
Anda juga dapat beralih kembali ke breakout room Anda dari layar rapat dengan mengklik tombol ‘Join‘.
Itu saja yang perlu diketahui tentang ruang Breakout di Microsoft Teams.
