Perbedaan Antara Pesanan Pembelian dan Pesanan Penjualan
Pesanan Pembelian hanyalah pesanan yang diajukan oleh organisasi, yang berisi informasi terkait produk atau jumlah produk yang ingin dibeli organisasi dari pemasok.
Sebaliknya, Pesanan Penjualan menyiratkan pesanan yang dibuat oleh perusahaan dan dikirimkan kepada pelanggannya yang bertindak sebagai dokumen konfirmasi mengenai pasokan jumlah barang atau jasa tertentu, pada waktu tertentu, dan syarat dan ketentuan yang disepakati.
Pada dasarnya, pesanan pembelian menyampaikan daftar barang yang ingin dibeli perusahaan, berdasarkan persyaratan yang dinegosiasikan. Sebaliknya, pesanan penjualan menguraikan nomor pesanan pembelian, dengan mana pesanan penjualan diterbitkan, bersama dengan informasi lain yang disebutkan dalam pesanan pembelian.
Posting ini akan membantu Anda memahami perbedaan antara pesanan pembelian dan pesanan penjualan, beserta pentingnya mereka dalam bidang bisnis.
Tabel Perbandingan
Definisi Pesanan Pembelian
Pesanan Pembelian menunjukkan otorisasi resmi dari niat pembeli dalam bentuk dokumen tertulis yang disiapkan oleh departemen pembelian perusahaan, yang memberi wewenang kepada pemasok untuk menyediakan jumlah bahan yang dinyatakan dengan kualitas tertentu dengan persyaratan dan harga yang disepakati.
Pada pemilihan pemasok dari daftar vendor terdaftar yang tersedia, departemen pembelian melewati pesanan bahan dan persiapan pesanan pembelian berlangsung. Purchase Order perlu dipersiapkan dengan matang karena merupakan kontrak yang sah antara pihak-pihak yang mengadakan kontrak, yaitu pembeli dan pemasok. Oleh karena itu, hanya pejabat yang bertanggung jawab terpilih yang berwenang untuk menandatangani pesanan pembelian.
Catatan:
1. Pemilihan pemasok didasarkan pada sejumlah faktor yaitu harga, kualitas, keandalan, persyaratan kredit, dan sebagainya.
2. Organisasi pemasok menerima pesanan pembelian baik melalui pelanggan yaitu organisasi pembelian itu sendiri atau melalui mitra saluran seperti distributor.
Ketika pesanan dilakukan, pemasok berkewajiban untuk menyediakan bahan, toko, dll berdasarkan syarat dan ketentuan yang ditentukan dalam pesanan itu sendiri. Selain itu, pembeli juga terikat untuk menerima penyerahan barang yang dipasok dan membayar bahan-bahan yang telah disepakati.
Salinan Pesanan Pembelian
Pesanan Pembelian dibuat dalam lima rangkap, yang dibagikan kepada:
- Salinan asli dikirim ke pemasok barang.
- Salinan kedua disimpan oleh departemen pembelian
- Salinan ketiga dikeluarkan ke departemen penerimaan barang yang bertindak sebagai pemberitahuan sebelumnya untuk mengharapkan bahan.
- Salinan keempat diserahkan ke departemen akuntansi biaya atau departemen akun untuk mencatat entri di kolom pesanan dari akun buku besar toko yang bersangkutan.
- Salinan terakhir dikeluarkan ke departemen yang memulai yang meminta bahan sebagai indikasi pesanan dan tanggal penerimaan bahan yang diharapkan.
Pada akhirnya, tindak lanjut dari pesanan pembelian diambil, untuk memastikan pengiriman tepat waktu. Selain itu, pada saat melakukan pemesanan, departemen pembelian organisasi perlu memastikan bahwa jumlah pesanan tidak melebihi anggaran pembelian atau batas yang ditentukan dalam hal ini. Selanjutnya, jika jumlahnya melebihi batas yang ditentukan, terlebih dahulu harus diperoleh persetujuan dari bagian keuangan.
Tujuan Pesanan Pembelian
1. Pesanan Pembelian berfungsi sebagai bukti kontrak yang sah antara pembeli dan penjual, yang mengikat kedua belah pihak.
2. Ini memberi wewenang kepada pemasok untuk mengirimkan bahan yang ditentukan.
3. Ini juga memberi wewenang kepada departemen penerimaan barang untuk menerima pengiriman bahan yang dipesan.
4. Ini juga memberi wewenang kepada departemen akun untuk menerima faktur dari pemasok terkait, mengenai pembayaran pengiriman.
Apa itu Formulir Pemesanan Pembelian?
Formulir Pesanan Pembelian adalah formulir yang digunakan oleh departemen pembelian untuk memesan persediaan dan bahan tertentu, dari pemasok. Itu tergantung pada spesifikasi yang disebutkan dalam formulir permintaan pembelian, yang dibubuhi tanda tangan manajer pengadaan. Formulir Pesanan Pembelian meliputi:
- Nama dan Alamat perusahaan pembelian.
- Nama dan Alamat pemasok.
- Tanggal pemesanan
- Syarat pembayaran
- Harga
- Instruksi pengiriman
- Tanggal pengiriman
Definisi Pesanan Penjualan
Pesanan Penjualan (Sales Order), dapat didefinisikan sebagai dokumen komersial yang digunakan untuk mengkonfirmasi persyaratan transaksi. Ini disiapkan oleh penjual ketika dia menerima pesanan pembelian yang menentukan detail produk. Oleh karena itu, pesanan penjualan dibuat berdasarkan pesanan pembelian yang diterima dari pembeli, yang dapat diminta oleh pelanggan untuk mencocokkan rincian produk yang akan dipasok oleh pemasok.
Catatan:
1. Ketika pelanggan menerima pesanan penjualan, penjual terikat untuk mengirimkan barang tersebut, pada tanggal dan harga yang ditentukan.
2. Setelah barang dikirim oleh pemasok, pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur atau tagihan, atau dapat dikatakan, diubah menjadi faktur.Pesanan Penjualan memberikan informasi yang berkaitan dengan persediaan, mengenai produk dalam stok, dan berapa banyak produk yang ada di backorder. Ini memfasilitasi departemen pembelian organisasi untuk meramalkan lebih rasional saat membeli dari pemasok.
Sekarang, pertanyaannya adalah – apa itu backorder? Nah, backorder adalah pesanan barang yang tidak bisa dikirim karena saat ini tidak ada stoknya.
Ada sejumlah organisasi yang membuat pesanan penjualan jangka panjang. Pesanan ini untuk pelanggan tetap mereka dan mengirimkan barang dan jasa untuk jangka panjang terhadap pesanan tersebut. Pesanan penjualan lama dibuat dengan mengacu pada pesanan menyeluruh.
Apa itu Blanket Order?
Pesanan yang diberikan oleh pelanggan untuk membeli sejumlah produk tertentu selama periode waktu tertentu dengan syarat dan ketentuan yang telah dinegosiasikan sebelumnya disebut Blanket Order.
Tujuan Pesanan Penjualan
- Itu dikeluarkan untuk mengkonfirmasi pasokan barang dan jasa, yang diminta untuk dibeli oleh suatu pihak. Ini menunjukkan bahwa pembeli telah meninjau barang yang akan dipasok.
- Ini mendokumentasikan kebutuhan pelanggan dan menjelaskan penjualan.
- Ini mencantumkan rincian pesanan.
Perbedaan Utama Antara Pesanan Pembelian dan Pesanan Penjualan
Petunjuk yang diberikan di bawah ini akan menjelaskan perbedaan antara pesanan pembelian dan pesanan penjualan:
1. Pesanan pembelian dapat dipahami sebagai permintaan tertulis, dibuat kepada pemasok tertentu, untuk menyediakan barang dengan kualitas, kuantitas tertentu, dengan harga, syarat, dan ketentuan yang disepakati. Sebaliknya, Pesanan Penjualan dapat digambarkan sebagai dokumen komersial tertulis, yang menegaskan syarat dan ketentuan penjualan barang tertentu di tempat pelanggan.
2. Pesanan penjualan dikeluarkan oleh penjual sebagai tanggapan atas pesanan pembelian dari pelanggan. Pesanan pembelian dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual yang terdiri dari perincian jenis, jumlah, kualitas, harga, dan spesifikasi barang lainnya, sedangkan pesanan penjualan dikeluarkan oleh penjual kepada pelanggan yang mengkonfirmasi penjualan. setelah pelanggan menerima penawaran harga penjual.
3. Ketika pesanan pembelian diterima oleh penjual, itu menciptakan kontrak yang mengikat antara pembeli dan penjual. Sebaliknya, ketika pesanan penjualan diterima oleh pembeli, berarti pembeli telah menyetujui syarat-syarat transaksi.
4. Pesanan penjualan adalah dokumen internal yang dapat dikirim ke pelanggan berdasarkan permintaan atau dapat digunakan untuk penggunaan internal untuk menyampaikan informasi kepada staf. Sebaliknya, pesanan pembelian adalah dokumen eksternal yang digunakan untuk membuat permintaan kepada penjual untuk menyediakan barang dengan kualitas dan kuantitas tertentu.
Catatan: Saat pesanan penjualan dibuat, sebagai tanggapan atas pesanan pembelian, kontrak menjadi mengikat pihak-pihak terkait dan negosiasi lebih lanjut tidak diperbolehkan.
5. Sementara pesanan pembelian adalah niat pelanggan untuk membeli barang dan jasa tertentu dari penjual, pesanan penjualan menunjukkan kesepakatan untuk menjual barang dan jasa tertentu kepada pembeli.
6. Pesanan pembelian dibuat ketika pembeli menerima tawaran, proposal, atau kutipan dari penjual. Sebaliknya, pesanan penjualan dihasilkan terhadap pesanan pembelian.
7. Pesanan Pembelian bertujuan untuk mengotorisasi penjualan, sedangkan Pesanan Penjualan digunakan untuk mengkonfirmasi persyaratan transaksi.
Format Pesanan Pembelian
Format Pesanan Penjualan
Isi Pesanan Pembelian
- Nomor pesanan pembelian
- Tanggal Pesanan Pembelian
- Nama dan Alamat Pemasok
- Nama dan Alamat Pembeli
- Nomor Kode Barang yang Dibutuhkan
- Kuantitas Setiap Item
- Deskripsi Barang
- Tingkat Item
- Tanggal, Waktu, dan Tempat Pengiriman
- Biaya Pengiriman, Biaya Pengepakan, dan Ketentuan Pembayaran
- Metode pengiriman
- Tanda Tangan Manajer Pembelian
Isi Pesanan Penjualan
- Nomor Pesanan Penjualan
- Tanggal Pesanan Penjualan
- Nama dan Alamat Pelanggan
- Nama dan Alamat Penjual
- Alamat pengiriman
- Referensi Pesanan Pembelian
- Daftar material
- Jumlah setiap item
- Tingkat setiap item
- Syarat pembayaran
- Tanggal, Waktu, dan Tempat Pengiriman
- Lokasi Pengiriman Bahan
- Moda Transportasi
- Mitra Pengiriman
- Tanda tangan dari Yang Berwenang
Kesimpulan
Pesanan Pembelian adalah suatu dokumen komersial, yang mengikat pembeli untuk menerima penyerahan barang-barang yang terdapat dalam dokumen tersebut, jika syarat-syarat tersebut telah dipenuhi. Namun, pada penerimaan pesanan penjualan oleh pelanggan (organisasi pembeli), itu menjadi mengikat pihak-pihak yang bersangkutan. Itu dikeluarkan terhadap pesanan pembelian.
