Cara Mengizinkan Orang Melewati Lobi di Microsoft Teams

Berkat layanan seperti Microsoft Teams, Zoom, dan Google Meet, kolaborasi video dan kerja jarak jauh kini semudah dan senyaman biasanya. Tak lama setelah pandemi melanda kita, kemudahan akses semua layanan ini mendapat sorotan karena ada sejumlah aktor jahat yang mampu membajak video call dan melecehkan penelepon.

Pada saat itu, semua layanan populer memperkenalkan fitur kecil yang rapi yang mereka sebut 'Ruang tunggu'. Microsoft Teams menyebutnya sebagai 'Lobi' tetapi tujuan dasarnya tetap sama, untuk menjauhkan peserta atau penyusup yang tidak diinginkan dari rapat.

Meskipun Lobby menambahkan lapisan keamanan ekstra ke rapat Anda di Teams, itu membuat rapat menjadi sedikit lebih merepotkan bagi peserta karena mereka harus menunggu sampai tuan rumah mengizinkan mereka masuk. Itulah mengapa Teams mengizinkan Anda mengonfigurasi lobi sehingga Anda dapat mengizinkan peserta yang Anda percaya untuk memasuki rapat Anda secara otomatis tanpa membuat mereka menunggu.

Dalam posting ini, Anda dapat mengonfigurasi siapa yang dapat melewati lobi di Microsoft Teams.

Siapa yang dapat Melewati Lobi di Microsoft Teams?

Penyelenggara rapat dapat memilih siapa di antara pesertanya yang dapat menghindari dilemparkan ke ruang tunggu saat rapat dibuat. Dengan cara ini, tuan rumah dapat beberapa waktu yang mungkin mereka habiskan untuk menyetujui setiap peserta yang mengirimkan permintaan bergabung.

Microsoft memungkinkan Anda memutuskan siapa yang menunggu dan siapa yang memasuki rapat tanpa persetujuan Anda dengan membiarkan Anda memilih siapa yang dapat melewati lobi.

Saat Anda menggunakan fungsi ini, Anda dapat memilih dari salah satu opsi berikut:

Only you: Opsi ini sesuai dengan namanya hanya akan memungkinkan Anda masuk ke rapat secara langsung. Ini dapat membantu jika Anda ingin setiap peserta rapat Anda menunggu di lobi sampai Anda menyetujuinya.
People I invite: Saat Anda memilih opsi ini, semua orang yang Anda kirimi undangan rapat dari Teams akan dapat langsung masuk ke layar rapat tanpa menunggu di lobi. Dengan cara ini semua peserta tak diundang yang mencoba memasuki rapat akan dikirim ke lobi. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan orang yang Anda kenal adalah satu-satunya orang yang diizinkan menghadiri rapat tanpa persetujuan Anda.
People in my organization: Opsi ini memastikan semua orang yang telah ditambahkan ke organisasi Anda dapat masuk ke rapat Anda tanpa menunggu persetujuan Anda. Saat Anda memilih opsi ini, Anda dapat menghemat waktu yang Anda habiskan dengan mengundang orang secara manual ke rapat Anda karena Anda hanya dapat membagikan tautan rapat dengan orang-orang di organisasi Anda dan mereka dapat masuk tanpa harus masuk ke lobi.
People in my organization and guests: Opsi ini berfungsi saat Anda ingin mengizinkan semua orang di organisasi Anda plus tamu yang memiliki domain email berbeda dari rapat internal organisasi Anda di Microsoft Teams. Dengan cara ini Anda dapat menambahkan beberapa tamu secara manual dan memindahkan semua pengguna eksternal dari organisasi lain ke lobi rapat.
People in my organization and trusted organizations, and guests: Memilih opsi ini akan memungkinkan semua orang di organisasi Tim Anda, pengguna eksternal dari organisasi tepercaya lainnya, dan tamu ke rapat Anda secara langsung tanpa memasukkan mereka ke lobi. Ini memastikan pengguna eksternal dari organisasi yang tidak dikenal tidak memasuki rapat Anda secara langsung dan malah terpaksa menunggu di lobi.
Everyone: Saat opsi ini diaktifkan, siapa saja yang memiliki akses ke tautan rapat Tim Anda bisa masuk ke rapat secara langsung tanpa menunggu persetujuan Anda. Jika Anda memilih ini, tidak ada orang yang bergabung dengan rapat Anda akan dikirim ke lobi dan mereka tidak perlu menunggu sampai Anda menyetujui entri mereka.
People calling in by phone: Ini adalah pengaturan opsional yang dapat Anda aktifkan untuk mengizinkan peserta memasuki rapat dengan menelepon ke rapat melalui telepon mereka tanpa menunggu di lobi.

Bergantung pada cara Anda menyiapkan organisasi dan seberapa sering Anda memiliki peserta dan tamu eksternal dalam rapat, Anda dapat memilih preferensi yang paling sesuai untuk Anda.

Mengapa Anda harus Membiarkan Orang Melewati Lobi?

Jika Anda telah menyiapkan saluran sedemikian rupa sehingga tidak seorang pun kecuali Anda yang dapat memasuki rapat yang Anda buat di Microsoft Teams, Anda harus menyetujui secara manual setiap peserta yang ingin memasuki rapat.

Meskipun ini mencegah pengguna yang tidak dikenal atau tidak diinginkan bergabung ke rapat Anda, menyetujui setiap peserta saat rapat sedang berlangsung bisa menjadi urusan yang melelahkan. Di sinilah fitur 'Who can bypass the lobby' dapat membantu.

Anda dapat menggunakan fitur ini untuk:

Mulai rapat pada waktu yang dijadwalkan tanpa menunggu peserta lain masuk dan disetujui.
Menghindari membiarkan peserta menunggu saat rapat sedang berlangsung.
Menghemat waktu yang Anda habiskan untuk menyetujui peserta secara manual.
Mencegah gangguan terus-menerus selama diskusi yang pasti akan terjadi jika Anda memiliki beberapa undangan untuk disetujui dari waktu ke waktu.

Cara Mengizinkan Orang Melewati Lobi

Untuk mengizinkan orang memasuki rapat Anda, Anda harus memulai rapat di Microsoft Teams sendiri sebagai penyelenggara di desktop atau di ponsel. Setelah Anda selesai melakukannya, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengizinkan orang bergabung ke rapat Anda secara langsung tanpa masuk ke lobi.

Di PC

Opsi untuk mengizinkan orang melewati lobi hanya muncul saat Anda memasuki rapat sebagai tuan rumah. Setelah Anda memasuki rapat, Anda dapat mengakses opsi dengan terlebih dahulu mengklik ikon 3 titik di bagian atas layar rapat tempat Anda melihat kontrol rapat lainnya.

Ini akan membuka menu tarik-turun di layar Anda. Di sini, pilih 'Meeting options'.

Anda sekarang akan melihat bilah samping opsi Rapat sekarang muncul di sisi kanan. Di sini, klik opsi tarik-turun di bawah 'Who can bypass the lobby'? untuk mendapatkan lebih banyak pilihan.

Pilih salah satu opsi yang disajikan kepada Anda untuk ditetapkan sebagai pengaturan default saat peserta memasuki rapat Anda. Opsi ini akan dibatasi berdasarkan jenis akun Anda dan organisasi tempat Anda bergabung.

Setelah Anda memilih opsi pilihan Anda, klik tombol 'Save' di bawah untuk mengonfirmasi perubahan.

Saat perubahan Anda disimpan, Anda akan melihat pesan 'Done' di dalam bilah samping opsi Rapat untuk menunjukkan bahwa opsi pilihan Anda telah disetel.

Di Smartphone

Anda juga dapat menggunakan aplikasi Microsoft Teams di perangkat Android atau iOS Anda untuk mengonfigurasi siapa yang dapat melewati lobi rapat secara langsung tanpa perlu menunggu persetujuan Anda. Setelah Anda memasuki rapat sebagai tuan rumah menggunakan aplikasi Teams, Anda dapat mengetuk tombol 3 titik di bagian bawah layar rapat.

Pada layar berikutnya, pilih 'Meeting options' dari daftar opsi.

Di sini, Anda akan dapat mengonfigurasi siapa yang dapat memasuki rapat Anda secara langsung dengan mengetuk menu tarik-turun di bawah 'Who can bypass the lobby?'.